Privacyreglement & uitgebreide praktijkinformatie

Uw fysiotherapeut houdt, om uw behandeling zo goed mogelijk uit te kunnen voeren een registratie bij van uw medische en administratieve gegevens. Op deze registratie is de wet op de Persoonsgegevens van toepassing. Deze wet bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht van de patiënt.

Al deze zaken zijn in een reglement vastgelegd, de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wbp geldt dan niet meer.

Uiteraard gaat uw fysiotherapeut zorgvuldig met de gegevens om.
Daarom is naast de bovengenoemde Wbp, een aantal regels vastgelegd in een privacyreglement. Onderstaand is het reglement weergegeven:

Behalve de fysiotherapeut die u behandelt heeft ook een beperkt aantal andere personen toegang tot de gegevens die in de registratie zijn opgenomen. Dit zijn bijvoorbeeld de waarnemers, andere fysiotherapeuten in de praktijk, eventuele stagiaires en administratieve krachten. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht en zullen alleen het dossier inzien op het moment dat dit nodig is, zoals voor waarneming. Indien we een collega uit de praktijk om advies vragen over u, dan wordt vooraf aan u om goedkeuring gevraagd om de collega het dossier in te laten zien.
U het recht heeft om de gegevens die over u zijn vastgelegd in te zien. Indien u meent dat gegevens onjuist zijn vastgelegd kunt u de behandelende fysiotherapeut verzoeken deze te wijzigen.
Gegevens die te maken hebben met de behandeling, ook risico- en prognostische factoren, worden in het medisch dossier opgeslagen.
Teneinde de fysiotherapie verder te kunnen ontwikkelen en op een hoog peil te houden moet er wetenschappelijk onderzoek worden verricht. Daarvoor is het ondermeer noodzakelijk dat er statistieken worden opgesteld. Als uw gegevens daarvoor worden gebruikt zullen deze, om uw privacy te waarborgen, niet tot u persoonlijk herleidbaar zijn (anoniem). Naast wetenschappelijk onderzoek kunnen uw gegevens ook gebruikt worden voor kwaliteitsverbeteringen, hier wordt ook een externe audit onder verstaan. Ook hierbij zal anoniem gebruik gemaakt worden van deze gegevens.
Als u er bezwaar tegen heeft dat uw gegevens voor (anoniem) wetenschappelijk onderzoek en/of kwaliteitsverbetering worden gebruikt kunt u dat mededelen aan uw fysiotherapeut.
Wanneer het voor het onderzoek van belang is dat gegevens wel tot u persoonlijk herleidbaar zijn, zullen deze pas worden verstrekt (aan de onderzoeker) wanneer u daarvoor schriftelijke toestemming heeft verleend.
Gegevens van patiënten worden niet aan derden verstrekt ook niet aan naaste familie. Gegevens worden pas vrijgegeven nadat de patiënt hiervoor toestemming heeft gegeven. Ook na overlijden worden de gegevens niet openbaar gemaakt.
Nadat de patiënt behandeld is, worden de gegevens 15 jaar zodanig gearchiveerd dat alleen een beperkte groep mensen deze gegevens in kan zien.
Indien u van mening bent dat de praktijk niet op de juiste manier met uw gegevens omgaat, kunt u dit, via de geldende klachtenregeling binnen de praktijk, kenbaar maken.

Wet cliëntenrechten bij elektronische verwerking van gegevens in de zorg

De wet Cliëntenrechten bij elektronische verwerking van gegevens schept de randvoorwaarden waaronder medische gegevens veilig en elektronisch mogen worden uitgewisseld of ingezien. De wet regelt daarnaast ook de rechten van cliënten bij elektronische gegevensuitwisseling.

Het elektronisch patiëntendossier (EPD) dat wij behouden wordt niet gedeeld met andere zorgverleners zoals uw huisarts. Wij gebruiken andere software.

In het kort moet aan de volgende zes verplichtingen worden voldaan:

Het benoemen van een functionaris voor de gegevensbescherming van patiënten; Gemma van der Kolk. Indien afwezig: Bart van Deel.
Het vastleggen van het beleid, de procedures en verantwoordelijkheden rondom gebruikte elektronische uitwisselingsystemen en interne zorginformatiesystemen;
Ons beleid is gericht op ons handboek Informatiebeveiliging. Deze is in samenwerking met NetUnity opgesteld.
Ervoor zorgdragen dat gebruikte elektronische uitwisselingssystemen en interne zorginformatiesystemen voldoen aan de veiligheidseisen en zorgvuldigheidseisen van NEN-7510;
Het EPD dat we gebruiken heeft de NEN-7510 certi cering en de app Siilo is een medische ‘sms’ service en het heeft ook NEN-7510 certificering.
Ervoor zorgdragen dat overeenkomsten tussen zorgaanbieder en de verantwoordelijke van een elektronisch uitwisselingssysteem voldoen aan NEN-7510; Zie punt 3.
Ervoor zorgdragen dat gebruik wordt gemaakt van veilige verbindingen die voldoen aan NEN-7512; 6. Ervoor zorgdragen dat de logging van patiëntengegevens voldoet aan NEN-7513.

Punt 5 en 6: het is nog onbekend wanneer deze regels in werking gaan. Onze EPD-leverancier en het ministerie van VWS hebben hierover contact.

Bejegening

Voor de omgang met en het behandelen van de patiënt zijn er ook een aantal richtlijnen opgesteld volgens welke de praktijk werkt. De of ciële richtlijnen zijn op de praktijk beschikbaar.

• De werkwijze voor de behandeling van de patiënt wordt voorafgaand aan de behandeling uitgelegd. Hierbij zal worden aangegeven welke handelingen er verricht gaan worden. Als er bezwaren bestaan tegen de handelingen dient de patiënt dit onmiddellijk aan te geven.

• Indien er door bijvoorbeeld geloofsovertuiging bepaalde handelingen en of vormen van behandelingen bezwaar bestaat dient de patiënt dit bij de eerste afspraak kenbaar te maken, zodat de behandelende fysiotherapeut kan oordelen of de patiënt behandeld kan worden.

• Als een patiënt er bezwaar tegen heeft om door een fysiotherapeut van een andere sekse behandeld te worden dient dit voor het eerste consult aangegeven te worden.

• De behandeling geschiedt over het algemeen in een afgescheiden ruimte waarin alleen de fysiotherapeut en patiënt aanwezig zijn. Alleen bij groepstherapie zullen meerdere mensen in dezelfde ruimte aanwezig zijn. In de oefenzaal kan er een collega(‘s) actief zijn met zijn/haar patiënt.

• Als er derden (bijv. een stagiaire) bij de behandeling aanwezig zijn, zal vooraf toestemming aan de patiënt gevraagd worden.

• De fysiotherapeut, en eventuele begeleiders, dienen zich tegenover de patiënt respectvol te gedragen en informaliteit, die niet gewenst is, achterwege te laten.

• Als er situaties ontstaan die niet gewenst zijn zal in overleg met patiënt en fysiotherapeut een andere fysiotherapeut ingezet of de behandeling beëindigd worden.

• Besproken onderwerpen met de patiënt blijven vertrouwelijk en zullen niet met derden besproken worden.

• Indien u van mening bent dat de praktijk niet op de juiste manier met uw omgaat kunt u dit, via de geldende klachtenregeling binnen de praktijk, kenbaar maken.

• Op het moment dat er met de behandeling gestart wordt hebben wij een geneeskundige behandelovereenkomst met u. In de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) staan de rechten en plichten die daarbij horen.

De patiënt is onder alle omstandigheden verantwoordelijk voor de volledige betaling van de aan patiënt of namens patiënt verleende diensten.

Indien u bij verhindering tenminste 24 uur van tevoren afzegt, wordt de gereserveerde tijd niet in rekening gebracht.

De factuur dient door de patiënt betaald te worden, tenzij contractueel andere afspraken zijn gemaakt met desbetreffende zorgverzekeraar.

De factuur van fysiotherapeut dient binnen dertig dagen na factuurdatum te worden voldaan.
Blijft betaling binnen de voornoemde termijn uit, dan verkeert de patiënt in verzuim met ingang van de eenendertigste dag na factuurdatum.

Indien door de patiënt een machtiging is verleend tot bank- of giro-incasso dan wel een ondertekende acceptgiro-betalingsopdracht is afgegeven aan de fysiotherapeut dan wordt hier eerst op of omstreeks de twintigste dag na factuurdatum gebruik van gemaakt. Wordt de betaling niet binnen tien dagen daarna ontvangen, dan verkeert de patiënt in verzuim met ingang van de elfde dag nadat tevergeefs gebruik is gemaakt van de bank- of giro-incasso, dan wel van de acceptgiro-betalingsopdracht.

Betalingsregeling II

Zodra de patiënt in verzuim verkeert, is de fysiotherapeut gerechtigd over de verschuldigde hoofdsom of het restant daarvan de wettelijke rente in rekening te brengen. Telkens wordt na afloop van een jaar het bedrag waarover deze rente wordt berekend, vermeerderd met de over dat jaar verschuldigde rente.

Indien de patiënt in verzuim verkeert, is de fysiotherapeut gerechtigd incassomaatregelen te treffen, dan wel derden daarmee te belasten. Alle met de incasso van gedeclareerde bedragen gemoeide kosten (met inbegrip van de buitengerechtelijke incassokosten) komen voor rekening van de patiënt. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen minimaal 15% van de hoofdsom of het restant daarvan, vermeerderd met de wettelijke rente, met een minimum van € 25,00, alles exclusief omzetbelasting.

Huisregels

Omdat er in de praktijk altijd meerdere patiënten tegelijk aanwezig zijn, zijn er door de
praktijk huisregels opgezet om ongelukken, incidenten en verwarring te voorkomen. Met als doel om voor zowel de patiënten, bezoekers als de medewerkers een veilige en prettige omgeving te creëren en houden. Onderstaand zijn de regels weergegeven:

Patiënten dienen zich volgens de algemeen geldende (fatsoens-)normen en waarden te gedragen.
De praktijk behoudt zich het recht voor om personen, die aanstootgevend gedrag ventileren, te verwijderen uit de praktijk.
Daar de praktijk ook minder valide patiënten behandelt is het prijzenswaardig dat, bij gebrek aan zitruimte, deze personen met voorrang een zitplaats krijgen.
Indien u een jas of andere eigendommen aan de kapstok of in de wachtruimte achterlaat, denkt u dan om waardevolle spullen die hierin aanwezig zijn eruit te halen.
De praktijk is niet verantwoordelijk voor diefstal of verlies van eigendommen in het pand of buitenterrein (auto, fiets).
Wilt u bij parkeren van fiets of auto dit zodanig doen dat iedereen ongestoord zijn weg kan vervolgen.
Het gebruik van een handdoek tijdens het uitvoeren van oefeningen in de oefenzaal is verplicht.
Maak het apparaat waarop u transpiratie achterlaat met uw handdoek schoon of met de daarvoor aanwezige papierrollen voor de patiënten die na u komen.
Indien u uw kind(eren) meeneemt naar de trainingsruimte, geschiedt dit geheel op eigen risico.
Gebruikt materiaal (egels, halters, ballen, etc.) dient na gebruik opgeruimd te worden.
Als u tijdens het wachten lectuur leest legt u dit terug als u de wachtruimte verlaat.
In de gehele praktijk geldt een rookverbod.
Huisdieren zijn in de praktijk niet toegestaan.
Ingeval van calamiteiten dient u de aanwijzingen van het personeel of de hiertoe bevoegde instantie (brandweer, politie) op te volgen.
Op het moment dat er met de behandeling gestart wordt hebben wij een geneeskundige behandelovereenkomst met u. In de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) staan de rechten en plichten die daarbij horen.
Uw afsprakenkaartje elke behandeling meenemen, mits u de afspraak bevestigd krijgt per e-mail
Elke behandeling een handdoek meenemen
De eerste behandeling of de behandeling daarna een identiteitsbewijs meenemen
Als u afgesproken heeft online vragenlijst(en) in te vullen en dit de volgende behandeling nog niet gedaan heeft, dan zal gestart worden met het invullen van de vragenlijst(en). De uitgebreide versie van de huisregels staat ook vermeld op onze website onder het kopje Praktijkinformatie.

Bronnen

http://wetten.overheid.nl/BWBR0011468/2017-07-01
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/beveiliging -van-persoonsgegevens
https://www.kngf.nl/binaries/content/assets/kngf/onbeveiligd/praktijkvoering/ privacy-en-informatiebeveiliging/wet_elektronische_verwerking_van_gegevens-.pdf
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/europese-privacywetgeving http://www.ngfg.nl/website_files/document_60.pdf